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延长石油酒店公司业财一体化:从思想“破冰”到管理“突围”

来源:延长石油

时间:2019/7/31 9:44:39

近年来,延长石油集团公司所属的酒店管理公司一年一个台阶,利用4年时间,开发完成一套“业财一体化管理系统软件”,有效解决了企业财务核算、供应链、全面预算、资产管理、人力资源五大业财系统信息孤岛异构问题,在减少人员工作量、规避各类管控风险的同时,有力地增强了企业的市场竞争力。

业财一体化管理系统软件

“这套软件自动化程度高,管理流程比较全面,弥补了线下流程的很多缺点,提高了业务财务数据处理的有效性和准确性。”近日,上海陕西商务酒店财务总监刘曌参加酒店公司业财一体化系统验收会时向记者介绍道,“用了这套软件后,我们酒店每月底本该3至4天才能完成的工作量,现在仅用1天时间……” 

因势而谋  顺势而为

众所周知,随着信息革命的到来,企业之间的竞争已由规模经济演变为智能管理经济的竞争。只有尽快实现企业的信息智能化,才能快速响应市场,在激烈的市场竞争中赢得主动权。2014年底,酒店公司财务资产部正式成立。起初所属各单位管理自动化程度参差不齐,实物资产存在流动性、易损性、庞杂性等“顽疾”,财务、业务管理不兼融,人员流动带来的管理成本与风险居高不下等问题,持续制约着企业的发展。

面对如此困境,2015年初该公司管理层反复考察调研后形成了业财一体化管理构想,并立即在公司各层面启动梳理统一会计科目核算体系,紧盯所属单位的业财一体化、自动化、统一管理、异地实时等管理目标,逐步推进信息化工作。

项目建设历程

“酒店公司为作集酒店、旅游景区为一体的专业化板块,随着业务的不断扩展,管理水平的不断提高,对信息系统的需求已经越来越高。只有实现业务与财务的一体化管理,才能进一步提升管理和服务质量。”酒店公司副总经理刘忠杰说。

三年间,在人员紧缺的情况下,他们梳理出所有核算、预算、供应链、资产管理等业务财务流程,并将管理融入业务过程中,实现全流程端移动审批的统一应用。“现在,我们使用的统一软件管理平台、已经实现酒店公司与下属单位的纵向统一管理,可高效便捷服务于下属单位经营。”

惟其磨砺  始得玉成

项目建设中,酒店公司与国内知名应用软件提供商派出优秀业务骨干、实施顾问、项目管理人员等组建成立项目团队,共同投入酒店公司信息化项目建设中。

“当时,我们提出业财一体化构想时,有些人不理解。他们觉得这完全不可能实现,单位那么多,各家的情况都不一样。” 酒店公司财务资产部副经理师海燕回忆起此项工作推进过程时欣慰之余也流露出几分无奈。她说:“那时候我们部门总共四个人,一人兼多岗,大家经常加班加点打疲劳战,我就想怎么能把人给解放出来。”

朴实的话语中透露出一股不达目的誓不罢休的决心和劲头。她一头扎入工作中,凭着多年财务管理的工作经验以及雷厉风行的作风为工作的落地实施尽心尽力。有一次,在项目进行到集成测试后期时,发现系统针对应收款、应付款、费用报销的管理,需要分成三个模块分别进行处理,造成业务处理需要在三个模块之间来回切换,导致系统操作易用性变差。项目组先后讨论了多种方案,都无法解决这一问题,建设一度陷入困局。

师海燕说,如果这一问题不能攻克将为后期操作带来长期的不便,因此他们重新进行分析归类,提出新增“财务共享平台”模块,将三个模块的业务集中到该平台,终于顺利解决了这一难题。

财务共享平台”模块

进入2019年,按照合同约定,试点单位系统搭建与测试、系统切换完成、试运行、推广单位数据收集、推广单位上线并结账一项项工作相继完成。

管理创效旅游行业树样板

为了确保上线的稳定,公司领导采取分步实施的策略。2019年1月份榆林、枣园两家单位首批上线成功,2019年5月剩余九家单位也紧跟其后实施系统上线,至此全面整合了酒店公司管理软件体系,建立了统一的ERP管理平台,业财一体化自动化规模初步形成。目前各家单位都已顺利结账,运行情况良好。

“这个软件实现了现有财务系统各类软件的有效衔接,减轻了工作量,降低了工作强度,大大提高了我们的工作效率。”榆林石油宾馆财务总监杜东辉作为试用单位负责人面对记者的采访时说,这个系统实施之前同一数据要在多个管理软件系统中录入和导出,工作重复度较高,工作效率低,现在只需要从经营业务发生端录入数据信息,就能按照软件设计路径满足管理的需求。此外,项目实施之前管理软件仅对物资“进、销、存”进行管理,现在供应商信息、市场询比价、定价全部纳入到软件系统管理中,数据信息量更加完整。

“业财一体化--供应链与资产管理系统项目”验收会

6月26日,该系统顺利通过专家团验收正式转入持续优化阶段,基本形成业、财一体共享融合的管理闭环。“今后,我们公司将把延长石油酒店公司作为样板在全国酒店行业规模化复制推广,也为陕西地区其它客户及延长石油集团其它板块提供借鉴。”用友网络科技公司西北大区副总经理翟学明向记者介绍。

好评兼源于软件应运中的效果。参与本次项目后台建设人员孙小霞说:“这一软件实现了物料库统一管理、申购、采购订单、入库、出库、发票、结算、挂账、付款、对账等各节点的移动审批自动化”。

管理提升的同时,企业效益一路向好。上半年,酒店公司营业收入完成8319.76万元,完成预算的101.76%。考核利润完成357.97万元,完成预算的89.49%,较上年同期增长319.41万元。

酒店公司党委书记陈明亮表示:“下半年酒店公司将认真贯彻落实集团公司的工作部署,进一步加大工作力度,全力推进提质增效,不断激发改革创效潜能,全面提升市场竞争力和自我发展能力,为集团高质量发展做出新的更大贡献。”

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